Trước khi thực hiện bất kỳ một sự kiện nào thì bước lập kế hoạch luôn là quan trọng nhất. Kế hoạch có tỉ mỉ, chỉn chu, chính xác thì sự kiện mới có thể diễn ra được thành công. Không quá khi nói rằng, nếu trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện, chỉ cần sai một ly là đi một dặm. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, không chỉ với những người mới vào nghề và ngay cả dân sự kiện lâu năm cũng dễ dàng mắc phải.
1. Không tạo được điểm nhấn trong suốt sự kiện
2. Truyền thông sự kiện với quá nhiều thông điệp
Hãy chọn ra thông điệp truyền thông quan trọng nhất của sự kiện. Từ đó, truyền tải một cách đơn giản, dễ hiểu và nhất quán trên tất cả các kênh và phương tiện truyền thông. Đó là cách để khách hàng mục tiêu dễ dàng tiếp nhận và ghi nhớ thông điệp của bạn.
3. Chưa coi người tham dự là trung tâm của sự kiện
Đây là một sai lầm mà rất nhiều các nhà tổ chức sự kiện thường hay mắc phải. Doanh nghiệp, đơn vị tổ chức sự kiện thường chỉ quan tâm tới thiết kế sân khấu thật hoành tráng hay trang trí sự kiện sao cho thật lộng lẫy mà quên đi mất cái cần quan tâm nhất chính là trải nghiệm của khách hàng.
Ngay từ những bước đầu tiếp cận với khách mời là gửi thư mời trước sự kiện đến việc tiếp đón, phục vụ và chăm sóc khách mời trong quá trình diễn ra sự kiện đều cần phải được thiết kế liền mạch, chú trọng và cảm nhận và trải nghiệm của khách mời. Hãy đặt người tham dự chính là trung tâm của sự kiện, có như vậy khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện bạn mới không bỏ qua việc quan trọng này.
4. Không thống nhất kịch bản sự kiện với kịch bản quay/chụp
Đây là vấn đề thường hay diễn ra đối với các doanh nghiệp thuê các đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài và tự mình đảm nhận việc quay/chụp hoặc thuê một bên media khác đảm nhận.
Bên phụ trách quay/chụp sẽ không nắm được những ý đồ và các yêu cầu của đơn vị tổ chức sự kiện, như vậy sẽ rất dễ bỏ qua những điểm nhấn quan trọng (keymoment) hoặc sẽ khó khăn cho việc dàn dựng video lưu trữ sau này bởi không được thống nhất kịch bản quay/chụp trước đó.
5. Bỏ qua hoạt động truyền thông sau sự kiện
Hoạt động truyền thông sau sự kiện chính là một thước đo sự hài lòng cũng như phản ứng của khách hàng và người tham dự sau khi sự kiện được diễn ra. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu được giá trị quan trọng của giai đoạn này do đó nhiều đơn vị khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện thường hay bỏ qua bước này.
Truyền thông sau sự kiện cũng được coi như là một hình thức truyền thông gợi nhớ, nhắc nhở khách hàng về một trải nghiệm đáng nhớ vừa qua. Từ đó, khách hàng sẽ nhớ lâu hơn và có cảm tình hơn về thương hiệu của mình.
Như vậy, việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều công đoạn cần chuẩn bị. Việc lập ra một kế hoạch chi tiết và đầy đủ sẽ góp phần cho sự kiện được tổ chức một cách suôn sẻ. Muốn làm được như vậy thì chắc chắn bạn cần lưu tâm đến những lỗi sai phổ biến nêu trên để đảm bảo mình không phạm phải khi bắt tay vào lập một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo.
—————————————————————————
Địa chỉ: Số 22 lô C1 khu đô thị Trung Yên, Cầu Giấy, Hà Nội
Email: kinhdoanh@aplusvietnam.vn
Điện thoại: 0948.319.193
Website: www.aplusvietnam.vn
